La digitalización de empresas no consiste únicamente en crear una página web o incorporar una nueva herramienta de software.
Puede significar automatizar procesos, mejorar la gestión interna, utilizar mejor los datos, modernizar la relación con clientes o incorporar tecnología que permita trabajar de forma más eficiente.
Muchas de estas actuaciones requieren una inversión.
Por eso, cuando vuestra empresa tiene previsto desarrollar un proyecto digital, conviene analizar no solo qué tecnología necesitáis, sino también si existen programas de financiación pública que puedan facilitar su implantación.
La clave está en empezar por el proyecto y no por la subvención.
¿Qué significa digitalizar una empresa?
La digitalización de una empresa consiste en utilizar tecnología para mejorar la forma en la que desarrolla su actividad.
Esto puede afectar a prácticamente cualquier área del negocio.
Una empresa puede digitalizar su gestión administrativa, automatizar tareas repetitivas, mejorar sus procesos comerciales o incorporar nuevas soluciones a su producción.
El objetivo no debería ser simplemente “tener más tecnología”.
La inversión tiene que responder a una necesidad concreta y generar una mejora dentro de la organización.
¿Qué proyectos de digitalización puede desarrollar una empresa?
No existe un único modelo de transformación digital.
El proyecto dependerá del sector, del tamaño de vuestra empresa y de los procesos que queráis mejorar.
- Digitalización de la gestión interna
Muchas empresas siguen utilizando procesos manuales o herramientas que no se comunican entre sí.
Un proyecto de digitalización puede incorporar soluciones destinadas a centralizar información y mejorar la gestión.
Por ejemplo:
- Sistemas ERP.
- Herramientas CRM.
- Gestión de inventarios.
- Sistemas de facturación.
- Gestión documental.
- Plataformas de planificación y seguimiento.
La tecnología debe elegirse en función del problema que queréis resolver, no únicamente por las funcionalidades disponibles.
- Automatización de procesos
La automatización puede reducir tareas repetitivas y permitir que determinados procesos funcionen con menos intervención manual.
Puede aplicarse a áreas administrativas, comerciales, logísticas o productivas.
Antes de implantar una solución, conviene identificar:
- Qué proceso queréis automatizar.
- Cuánto tiempo consume actualmente.
- Qué errores o limitaciones existen.
- Qué mejora esperáis conseguir.
- Cómo se integrará la nueva herramienta con vuestros sistemas actuales.
Esto permite plantear la inversión como un proyecto empresarial y no como una simple compra tecnológica.
- Comercio electrónico y canales digitales
Para determinadas empresas, la digitalización puede implicar abrir o mejorar nuevos canales de venta.
Un proyecto puede incluir soluciones de comercio electrónico, integración con sistemas de gestión, herramientas comerciales o mejoras relacionadas con la experiencia del cliente.
Sin embargo, crear una tienda online por sí sola no garantiza una transformación digital.
Conviene analizar cómo se conectará con la gestión de pedidos, inventario, atención al cliente y otros procesos internos.
- Gestión y análisis de datos
Los datos pueden convertirse en una herramienta importante para mejorar la toma de decisiones.
Una empresa puede invertir en sistemas destinados a recopilar, organizar y analizar información sobre clientes, operaciones, producción o ventas.
Dependiendo de la complejidad del proyecto, también pueden incorporarse herramientas de analítica avanzada o inteligencia artificial.
Lo importante es definir qué información necesitáis obtener y qué decisiones queréis mejorar con ella.
- Ciberseguridad
Cuanto más depende una empresa de sus sistemas digitales, más importante resulta protegerlos.
Los proyectos de digitalización también pueden incluir actuaciones relacionadas con la seguridad de la información, protección de sistemas, copias de seguridad o control de accesos.
En determinadas convocatorias, la ciberseguridad puede aparecer como una actuación específica o formar parte de un proyecto digital más amplio.
- Digitalización de procesos productivos
En empresas industriales, la transformación digital también puede llegar directamente a la producción.
Puede incluir sistemas de automatización, sensores, gestión de procesos, integración de maquinaria, monitorización o tecnologías vinculadas con la Industria 4.0.
En estos proyectos suele resultar especialmente importante justificar qué mejora producirá la tecnología sobre el proceso actual.
¿Puede financiarse la digitalización de una empresa?
Sí pueden existir programas públicos destinados a facilitar determinados proyectos de digitalización de empresas.
Pero no cualquier compra tecnológica será automáticamente subvencionable.
Las convocatorias pueden establecer condiciones relacionadas con:
- El tamaño de la empresa.
- El sector.
- El territorio.
- El tipo de solución tecnológica.
- El presupuesto del proyecto.
- Los gastos admitidos.
- Las fechas de ejecución.
- Los objetivos que debe cumplir la inversión.
Por eso, antes de contratar una solución, conviene revisar si el proyecto puede encajar dentro de alguna línea de financiación disponible.
¿Qué gastos de digitalización pueden ser subvencionables?
Los gastos subvencionables dependerán siempre de cada convocatoria.
No existe una lista válida para todos los programas.
Dependiendo de la línea, pueden contemplarse determinados conceptos relacionados con:
- Software.
- Licencias.
- Equipamiento tecnológico.
- Implantación de nuevas soluciones.
- Servicios técnicos especializados.
- Integración de sistemas.
- Automatización.
- Ciberseguridad.
- Desarrollo de determinadas soluciones digitales.
Esto no significa que todos estos gastos sean admitidos en cualquier ayuda.
También pueden existir límites, exclusiones o condiciones específicas sobre cada partida.
Por eso, vuestro presupuesto debe compararse siempre con las bases reguladoras de la convocatoria.
¿Comprar un ordenador significa digitalizar la empresa?
No necesariamente.
Una inversión tecnológica aislada y un proyecto de digitalización no son exactamente lo mismo.
Comprar nuevos equipos puede ser necesario, pero una convocatoria puede exigir que la inversión forme parte de una actuación más amplia destinada a mejorar determinados procesos.
Por ejemplo, implantar un sistema de gestión que conecte ventas, inventario y facturación responde a una necesidad empresarial más concreta que simplemente renovar varios ordenadores.
Cuanto mejor podáis explicar qué problema existe, qué tecnología vais a incorporar y qué mejora producirá, más claro estará vuestro proyecto.
¿Cómo saber qué necesita digitalizar vuestra empresa?
Antes de buscar tecnología, conviene revisar cómo funciona actualmente el negocio.
Podéis empezar respondiendo estas preguntas:
- ¿Qué procesos consumen demasiado tiempo?
- ¿Dónde se producen más errores o duplicidades?
- ¿Qué información no está bien organizada?
- ¿Qué tareas siguen realizándose manualmente?
- ¿Qué sistemas no están conectados entre sí?
- ¿Dónde existen problemas para atender o vender a clientes?
- ¿Qué información necesitáis para tomar mejores decisiones?
A partir de estas respuestas resulta mucho más sencillo definir qué solución necesita realmente vuestra empresa.
La digitalización empieza por detectar un problema, no por elegir una herramienta.
¿Debéis buscar financiación antes de contratar la solución?
Siempre que sea posible, conviene revisar primero las condiciones de las posibles ayudas.
Algunas convocatorias establecen cuándo puede empezar el proyecto o desde qué fecha pueden realizarse los gastos.
Firmar un contrato, hacer un pago o iniciar la implantación antes del momento permitido podría afectar a la elegibilidad.
No todos los programas funcionan igual.
Pero si vuestra inversión todavía no ha comenzado, revisar las oportunidades de financiación antes de comprometer el gasto puede evitar problemas posteriores.
¿Cuánto puede financiar una ayuda para digitalización?
No existe un porcentaje universal.
Cada programa establece sus propias cuantías y límites.
Podéis encontrar convocatorias que funcionen mediante:
- Una cantidad fija.
- Un porcentaje sobre la inversión elegible.
- Una cuantía máxima por empresa.
- Límites según el tamaño del beneficiario.
- Presupuestos mínimos para poder participar.
También puede ocurrir que una parte del proyecto no sea subvencionable.
Por eso debéis diferenciar entre el coste total de vuestra transformación digital y el presupuesto que realmente admite la convocatoria.
¿Necesitaréis aportar recursos propios?
Es posible.
Una subvención no tiene por qué financiar el 100 % del proyecto.
Además, dependiendo del procedimiento de pago, vuestra empresa puede necesitar ejecutar primero la inversión y recibir posteriormente el importe concedido.
Antes de poner en marcha el proyecto conviene saber:
- Cuánto vais a invertir.
- Qué parte puede financiarse.
- Cuánto tendrá que aportar vuestra empresa.
- Cuándo se producirá el pago.
- Qué tesorería necesitaréis durante la ejecución.
La financiación pública puede facilitar el proyecto, pero no sustituye necesariamente vuestra propia capacidad financiera.
¿Qué documentación puede necesitar un proyecto de digitalización?
La documentación dependerá de la convocatoria y de la complejidad de la actuación.
Además de los documentos generales de vuestra empresa, puede ser necesario explicar técnicamente el proyecto.
Conviene tener bien definidos:
- La situación actual.
- El problema que queréis solucionar.
- La tecnología que vais a incorporar.
- El presupuesto.
- Los proveedores.
- El calendario de implantación.
- Los objetivos del proyecto.
- Las mejoras previstas.
- Los procesos afectados.
En determinados programas también pueden solicitarse memorias técnicas, ofertas, documentación económica u otras acreditaciones.
¿Qué debéis revisar antes de iniciar un proyecto de digitalización?
Antes de comprometer la inversión, conviene realizar una primera comprobación:
- Qué necesita mejorar vuestra empresa.
- Qué solución tecnológica responde a esa necesidad.
- Cuánto costará el proyecto completo.
- Qué gastos podrían ser subvencionables.
- Qué programas pueden tener relación con la actuación.
- Cuándo pueden empezar los gastos.
- Qué parte tendrá que financiar vuestra empresa.
- Qué documentación necesitáis preparar.
- Qué obligaciones existirán después de recibir la ayuda.
Este orden evita adaptar artificialmente el proyecto únicamente para intentar encajarlo dentro de una convocatoria.
¿Qué diferencia hay entre digitalización y transformación digital?
Aunque suelen utilizarse de forma similar, pueden referirse a niveles distintos de cambio.
Digitalizar puede consistir en incorporar tecnología a un proceso concreto.
La transformación digital suele implicar un cambio más amplio en la forma de trabajar de la empresa, conectando diferentes procesos, herramientas y áreas.
Por ejemplo, sustituir un procedimiento en papel por una herramienta digital sería una mejora concreta.
Integrar ventas, facturación, atención al cliente, inventario y análisis de datos dentro de una nueva forma de gestionar el negocio responde a una transformación más profunda.
Ambos tipos de proyecto pueden ser válidos.
Lo importante es definir correctamente su alcance.
Errores habituales al digitalizar una empresa
La tecnología puede mejorar mucho un negocio, pero una mala planificación también puede convertirla en un gasto que aporta poco valor.
- Comprar tecnología antes de identificar el problema
Una herramienta no sirve de mucho si no responde a una necesidad real.
- Elegir la solución únicamente porque existe una subvención
La ayuda debería facilitar un proyecto útil, no determinar qué tecnología tiene que comprar vuestra empresa.
- No comprobar las fechas antes de contratar
Iniciar el proyecto demasiado pronto puede afectar al acceso a determinadas ayudas.
- Digitalizar procesos ineficientes sin revisarlos primero
Automatizar un procedimiento mal diseñado puede simplemente hacer más rápido un problema que ya existía.
- Pensar únicamente en la implantación
También debéis considerar formación, integración, mantenimiento y adaptación interna.
- No definir resultados
Antes de empezar, conviene saber qué mejora esperáis conseguir y cómo vais a comprobarla.
Digitalizad para mejorar vuestro negocio, no para acumular herramientas
La digitalización de empresas tiene sentido cuando permite trabajar mejor.
Puede ayudaros a ahorrar tiempo, reducir errores, organizar información, mejorar la relación con clientes o hacer que determinados procesos sean más eficientes.
La tecnología es el medio.
El objetivo sigue siendo mejorar vuestra empresa.
Por eso, antes de invertir, definid primero qué necesitáis cambiar y qué resultados esperáis conseguir.
Después podéis analizar qué soluciones y qué vías de financiación pueden acompañar el proyecto.
Revisad las opciones de financiación antes de empezar
Un proyecto de digitalización puede requerir una inversión importante, especialmente cuando afecta a varios procesos de vuestra empresa.
Antes de contratar herramientas o iniciar la implantación, conviene comprobar qué oportunidades de financiación pública pueden tener relación con vuestra actuación.
En La Fábrica de Subvenciones podemos analizar vuestro proyecto de digitalización, las inversiones previstas y las convocatorias que puedan encajar con vuestra empresa.
Contadnos qué queréis digitalizar y solicitad un estudio para revisar qué opciones de financiación merece la pena valorar.
